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Los cheques son una orden de pago en la que se autoriza al portador a extraer la cantidad de dinero detallada de la cuenta del emisor. Si bien, en principio, puede parecer simple, existen distintas clases de cheques con sus particularidades específicas que complejizan su gestión.
Por eso, en esta nota, repasamos algunos consejos para optimizar la administración de los cheques de una empresa.
El primer consejo para agilizar y mejorar la gestión de los cheques es utilizar un sistema contable para administrarlos. Estos programas están diseñados específicamente para organizar, optimizar y automatizar las tareas contables de una empresa.
Entre todos sus recursos, ofrecen la posibilidad de crear y administrar los cheques recibidos y emitidos. De esta manera, las empresas pueden optimizar al máximo la gestión de operaciones con cheques.
Algunas de las acciones que permiten los sistemas contables para operar son:
● Ingresar los cheques de sus clientes
● Depositar los cheques de sus clientes
● Ingresar pagos a proveedores con cheques propios
● Ingresar pagos a proveedores con cheques de terceros
Otra manera de optimizar y agilizar la gestión de cheques es utilizar la modalidad electrónica, también llamada eCheq. Esta alternativa entró en vigencia en julio del 2019 y se suma a los medios digitales que reemplazan la presencialidad de los trámites y transacciones.
El eCheq mantiene las funcionalidades de un cheque tradicional: título ejecutivo, que puede ser de pago común o diferido y es endosable. Todas las operaciones se realizan de manera online directamente desde el homebanking.
Entre sus ventajas más importantes, destacan la simplificación de la operatoria de emisión, endoso, circulación y negociación. Además, es más seguro y efectivo, reduciendo significativamente la posibilidad de rechazo.
Por último, es fundamental cuidar la emisión de los cheques. A continuación, repasamos una lista de consejos para proteger estas operaciones. Tomando estas simples precauciones, podremos evitar muchos inconvenientes futuros.
● Retirar las chequeras personalmente o enviar personal de confianza.
● Controlar el número de chequeras recibidas y no aceptar empaques abiertos o rotos.
● Verificar la calidad de los cheques revisando la secuencia lógica. En caso de que falte alguno, no activar la chequera y cancelarla inmediatamente.
● Inutilizar espacios en blanco en la parte destinada al beneficiario y a los montos para evitar la adulteración del cheque.
● Guardar la chequera en sitios seguros y resguardados para evitar extravíos o usos indebidos.
● En caso que sea necesario, agregar la frase “No endosable” para evitar que otra persona, diferente del beneficiario, pueda cobrar el cheque.
● En caso de perder la chequera o algún cheque, es importante informar inmediatamente al banco para impedir cualquier operación irregular.
● Es importante actualizar los datos del teléfono y correo electrónico para recibir información y actualizaciones del banco acerca de las operaciones y movimientos de las cuentas.
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